Le suivi des formations simplifié

Une solution modulaire et fonctionnelle pour le suivi des sessions et du processus Qualiopi

Suivi de sessions Qualiopi

Respectez le processus Qualiopi simplement

Notre module suivi de session vous permet la gestion du suivi de chacune de vos sessions au plus près des recommandations Qualiopi.
Grâce à un accompagnement personnalisé assuré par un interlocuteur unique, vous bénéficiez d’un suivi clair et structuré, tout en restant concentré sur votre cœur de métier. Plus qu’un outil, c’est un véritable partenaire au quotidien pour garantir la traçabilité et la conformité de vos actions de formation.

Bilan pédagogique et financier

Fini les calculs manuels, grâce à notre module, votre BPF est généré automatiquement à partir des informations que vous avez saisies tout au long de l’année. Un gain de temps considérable pour vous concentrer sur ce qui compte : le développement de vos formations et la satisfaction de vos apprenants.

Edition de tous les documents en quelques clics

Basés sur des modèles facilement configurables et utilisant les nombreux blocs mis à votre disposition pour automatiser la personnalisation et les informations à produire.

Envois des emails à toutes les étapes du processus

Envoi des emails en masse des : Contrats, conventions d’intervention, convocations, évaluations, feuilles de présence, attestations, questionnaires de satisfaction…

Evaluations en ligne

Les stagiaires sont notifiés par e-mails et invités à répondre au questionnaire d’évaluation dont les résultats sont automatiquement calculés et sauvegardés. Vous pouvez également éditer et envoyer les questionnaire au format PDF puis saisir les réponses fournies.

Feuilles de présence

L’édition des feuilles de présence est entièrement automatisée. La signature peut être faite sur la base d’un document PDF ou directement en ligne avec signature électronique simple, ou avancée avec le module optionnel « Forma Press – Signature électronique ».

Attestations de fin de formation

Récapitulatif, bilan personnalisé, assiduité, dans un document PDF automatiquement rempli et mis en forme à partir d’un modèle, et envoyé par email en PDF.

Questionnaires de satisfaction

Comme pour les évaluations, le processus de recueil d’indices de satisfaction se fait en quelque clics, que ce soit auprès des stagiaires, formateurs, mais aussi entreprises clientes et organismes financeur.

Statistiques automatisées

Les réponses aux différents questionnaires de satisfaction sont automatiquement analysées et produisent les indices statistiques nécessaire au renforcement permanent de la qualité de votre offre de formations.

Tableau Récapitulatif de performances au format Excel

Au fur et à mesure de l’achèvement des sessions, un tableau récapitulatif des performances regroupant tous les indicateurs pertinents est constitué, disponible sur votre tableau de bord, et peut à tout moment être exporté au format Excel.

Compte personnel pour chaque stagiaire

Dès son inscription, chaque stagiaire dispose automatiquement d’un compte sur votre site internet dans lequel il va pouvoir retrouver tous les documents relatifs à la session au fur et à mesure qu’ils seront émis, ainsi que les liens vers les différents questionnaires.

Gestion de tous les contacts

Stagiaires, formateurs, entreprises clientes, organismes financeurs

Développement spécifique de fonctionnalités

Nous sommes en mesure de nous adapter à toutes vos demandes spécifiques pour développer avec vous la solution qui répondra au mieux à vos problématiques particulières.

Les 12 étapes du processus de suivi de session

Configuration de la session suivie

Sélection des dates, lieux, modalités. Edition des conventions de formation avec le formateur, avec l'entreprise(s), l'organisme financeur. Enregistrement des stagiaires (1 à 1 ou importation d'un tableau .csv).

Convocations des participants

Edition et envoi des convocations en PDF
Le modèle de document est automatiquement personnalisé et envoyé par e-mail à chacun des stagiaires sélectionnés. L'e-mail est basé sur un modèle également personnalisable qui adapte son contenu automatiquement pour chacun des destinataires.

Validation des pré-requis

Edition et envoi des questionnaires en ligne ou PDF.
Basé sur un modèle réutilisable, le questionnaire est accessible en ligne pour chacun des stagiaires grâce à un lien unique. Les réponses sont automatiquement notées. Le questionnaire peut également être envoyé au format PDF et les réponses saisies plus tard.

Évaluations pré-formation

Edition et envoi des questionnaires en ligne ou PDF.
Basé sur un modèle réutilisable, le questionnaire est accessible en ligne pour chacun des stagiaires grâce à un lien unique. Les réponses sont automatiquement notées. Le questionnaire peut également être envoyé au format PDF et les réponses saisies plus tard.

Feuille d’émargement

Edition et envoi en PDF, et/ou signature en ligne
Les feuilles d'émargement peuvent être éditées individuellement, pour une entreprise particulière, ou pour l'ensemble des participants. Comme pour tous les autres documents, elles sont basées sur un modèle personalisable, ainsi que l'e-mail.

Évaluation post-formation

Validation des compétences - gestion des abandons

Validation des résultats par le formateur ou le responsable de formation. Bilan de l'assiduité et des abandons.

Attestation de fin de stage et d’assiduité

Le modèle de document est automatiquement personnalisé et envoyé par e-mail à chacun des stagiaires sélectionnés. L'e-mail est basé sur un modèle également personnalisable qui adapte son contenu automatiquement pour chacun des destinataires.

Questionnaires de satisfaction

Edition et envoi des questionnaires en ligne ou PDF.
Basé sur un modèle réutilisable, le questionnaire est accessible en ligne pour chacun des destnataires grâce à un lien unique. Les réponses sont automatiquement notées. Le questionnaire peut également être envoyé au format PDF et les réponses saisies plus tard.
Un questionnaire personnalisé peut être utilisé our chacun des types de destinataires : stagiaires, formateurs, entreprises, organismes financeurs.

Gestion des réclamations et dysfonctionnements et plan d’amélioration

Saisie par le formateur ou le responsable de formation

Évaluation à froid à envoyer 45 jours après la formation

Récapitulatif Indicateurs de performance et de résultats

Bilan automatisé, statistiques, intégration au tableau annuel de performances

Option Signatures électroniques

L’option signatures électroniques vous fait gagner un temps précieux pour la gestion des contrats, conventions de formations, feuilles de présence.

Les signatures réalisées en utilisant le système intégré de Formapress sont conformes aux normes définies par le règlement eIDAS et correspondent au niveau 1 : signature électronique simple ; elles sont parfaitement adaptées pour les feuilles de présences.

Pour les contrats et conventions de formations, le niveau 2 : signature électronique avancée est nécessaire. Formapress vous permet d’intégrer très simplement le flux de votre prestataire habituel de signatures électroniques pour vos documents. Vos documents à signer sont préparés en quelques clics selon vos modèles et envoyés directement pour signature depuis votre interface de suivi de session.
Formapress signature intègre nativement les prestataires de signatures électroniques DocuSign, PandaDoc. Adobe et YouSign seront ajoutés prochainement.

Option QR-Codes

L’option QR-Codes vous permet de générer en quelques clics un fichier PDF à l’intention de vos formateurs et/ou apprenants, contenant un QR Code pour chacune des étapes que vous aurez sélectionné, avec un lien vers le questionnaire en ligne ou la page de signatures en ligne.

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